Практические рекомендации для команды клиники: используйте их как основу для собственного регламента и настройки процессов.
Рабочая задача
Отправленное напоминание и подтверждённый визит — разные события. В журнале администратору важно видеть, кто согласился прийти, кто отменил запись и кто пока не ответил. Это позволяет распределить внимание перед сменой: не звонить повторно всем подряд, а разбирать конкретные исключения. Автоматическая отправка помогает только вместе с понятным порядком работы с ответами.
Что подготовить
Согласуйте время отправки, канал и текст сообщения. В шаблоне проверьте дату, время и место визита, а также способ сообщить об изменении планов. Назначьте сотрудника, который проверяет журнал до начала приёмов. Для записей на ближайшее время определите отдельное правило: обычный интервал напоминания может уже не подходить.
Порядок работы
- Отделите подтверждённые записи от отмен и записей со статусом «молчит».
- Для отмены уточните дальнейшее действие: перенос, закрытие обращения или предложение другого времени.
- По записям без ответа проверьте контакт и историю отправки, затем выполните согласованную попытку связи.
- Отразите результат разговора в записи, чтобы следующая смена не повторяла контакт.
На что обратить внимание
Отсутствие ответа не означает отказ. Пациент мог не увидеть сообщение или не понять, как подтвердить визит. Доставленное письмо тоже не доказывает согласие прийти. Не отменяйте запись только из-за статуса «молчит», если такой порядок заранее не согласован с пациентом. Отдельно разбирайте ошибку отправки и обычное отсутствие ответа.
Пример рабочего сценария
На завтра есть три записи: один пациент подтвердил визит, второй отменил, третий не ответил. Первому дополнительный звонок не нужен без новой причины. Со вторым обсуждают дальнейшие планы. Для третьего проверяют контакт и сообщение, а затем выполняют предусмотренную попытку связи. Одно общее поручение «обзвонить всех» не отражает эти различия.
Как проверить результат
Проверьте три тестовых сценария: подтверждение, отмена и отсутствие ответа. Убедитесь, что журнал позволяет различить их и сотруднику ясно, что делать дальше. При оценке явок сравнивайте одинаковые периоды и типы приёмов. Одновременно смотрите, сколько дополнительных контактов потребовалось: высокая активность администратора сама по себе не означает качественный процесс.
Возможности модуля в ДИВАМЕД
- Автоматические SMS о записи
- Сообщения о подтверждении в Telegram и MAX
- Подтверждения по e-mail
- Автоматические напоминания о предстоящем визите
Полный состав функций описан на странице «Подтверждения записей». Доступность модуля и лимиты проверьте в тарифах для своей клиники.
На демонстрации ДИВАМЕД можно разобрать этот сценарий и проверить, как он будет работать в вашей клинике.
Частые вопросы
Нужно ли звонить каждому пациенту после автоматического сообщения?
Нет. Сначала проверьте ответ и состояние записи. Дополнительный контакт нужен для конкретных исключений по правилам клиники.
